公司茶水間的咖啡機(jī)最近出了個(gè)怪現(xiàn)象——每天下午三點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)被老張的保溫杯接空。這一個(gè)四十歲的項(xiàng)目組長(zhǎng)永遠(yuǎn)踩著點(diǎn)下班，負(fù)責(zé)的項(xiàng)目卻月月拿超額獎(jiǎng)金。上周我偷偷瞄見(jiàn)他電腦屏幕，發(fā)現(xiàn)任務(wù)清單里劃掉的條目比我多三倍。這事兒，得從任務(wù)拆解邪術(shù)說(shuō)起。
目的粉碎機(jī)：別把西瓜整個(gè)吞
去年商圈部接過(guò)個(gè)"不可能任務(wù)"：三天內(nèi)收集五千份有效問(wèn)卷。菜鳥(niǎo)組員們急得薅頭發(fā)，老張卻帶著大伙兒在白板上畫(huà)糖葫蘆——把五千拆成20人×50份×5小時(shí)。結(jié)局你猜怎么著？最后兩小時(shí)就超額完成，秘訣就在把抽象數(shù)字變成具體動(dòng)作。
這里還有個(gè)反常識(shí)公式：
大目的÷（人員×場(chǎng)景×器械）=可執(zhí)行單元
比如說(shuō)你要寫(xiě)十萬(wàn)字小說(shuō)：
10萬(wàn)÷（300字×地鐵通勤×手機(jī)備忘錄）=111天
看，龐然巨物剎那變每日順手就能做的事兒。
器械修羅場(chǎng)：Excel早該下崗了
見(jiàn)過(guò)最離譜的任務(wù)管理是會(huì)計(jì)王姐——她竟用Word表格排項(xiàng)目進(jìn)度！后來(lái)老張給她裝了款協(xié)作軟件，同樣的任務(wù)量，處理時(shí)間從八小時(shí)縮到兩鐘頭。這里必須說(shuō)一句大實(shí)話(huà)：選對(duì)器械比努力重要十倍。
器械挑選舉一個(gè)例子：
| 任務(wù)類(lèi)型 | 青銅揀選 | 王者揀選 | 效率差 |
|---|---|---|---|
| 團(tuán)隊(duì)協(xié)作 | 微信群+Excel | 在線(xiàn)看板+自動(dòng)提醒 | 節(jié)省3小時(shí)/天 |
| 個(gè)人事務(wù) | 紙質(zhì)待辦清單 | 語(yǔ)音輸入+智能排序 | 遞減遺忘率70% |
| 長(zhǎng)期目的 | 年度計(jì)劃表 | 里程碑拆解地圖 | 完成率增強(qiáng)3倍 |
這張表可不是我瞎編的，某效率平臺(tái)統(tǒng)計(jì)顯示，用對(duì)器械的人任務(wù)延誤率降低89%。說(shuō)真的，還在用傳統(tǒng)方法管理任務(wù)的，相當(dāng)于揣著算盤(pán)跟計(jì)算機(jī)賽跑。
復(fù)盤(pán)妖術(shù)：給任務(wù)照X光
上個(gè)月策劃部栽了個(gè)跟頭：活動(dòng)明明按時(shí)完成，顧客卻以"效果不達(dá)預(yù)期"拒付尾款。老張帶著團(tuán)隊(duì)做了次逆向復(fù)盤(pán)——從結(jié)局倒推找斷點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)癥結(jié)出在要求確認(rèn)環(huán)節(jié)少蓋了個(gè)章。現(xiàn)在他們每個(gè)任務(wù)閉環(huán)必做三件事：
- 比對(duì)初始要求文檔
- 檢查審批鏈路完整性
- 采集執(zhí)行過(guò)程異常數(shù)據(jù)
有個(gè)數(shù)據(jù)嚇人一跳：堅(jiān)持復(fù)盤(pán)的小組，同類(lèi)錯(cuò)誤重復(fù)率只有不復(fù)盤(pán)組的13%。這就跟老中醫(yī)把脈一個(gè)道理，找到病根才可以治本。
老張的保溫杯又開(kāi)始接咖啡了，這次我湊近看了眼，杯身上貼著張便簽："任務(wù)不是用來(lái)完成的，是用來(lái)突破的"。突然明白他為什么總可以在下班鈴響時(shí)合上電腦——真正的任務(wù)高手早就不拼時(shí)長(zhǎng)，而是把力氣花在拆解、器械、復(fù)盤(pán)這三把刀上。就像老家木匠說(shuō)的："好刨子不在力氣大，要看木紋走向"，這任務(wù)管理的紋路，算是被老張摸透了。
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標(biāo)題：為什么老張總能提前下班,任務(wù)進(jìn)度卻總排第一
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